Jak zatrudnić obywatela z Ukrainy?

Uchodźcy zza wschodniej granicy coraz częściej podejmują pracę w naszym kraju, na czym korzysta m.in. handel. Wyjaśniamy więc, jakie obowiązki podatkowe oraz BHP leżą po stronie pracodawcy.

Jak wynika z danych Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, już ponad 770 tys. obywateli Ukrainy podjęło legalną pracę w Polsce, z czego 390 tys. na podstawie nowej procedury ułatwiającej zatrudnienie. Spora część zaczęła pracować w handlu. Na tym zapewne nie koniec. Zapowiadane przez pracodawców oraz rząd długofalowe działania, np. pomoc systemowa w integracji uchodźców, przełożą się na dalszy wzrost liczby zatrudnionych Ukraińców w najbliższych miesiącach.

– Dostaję coraz więcej podań o przyjęcie do pracy od osób zza wschodniej granicy. Jeszcze nikogo nie zatrudniłam, bo muszę najpierw poznać zasady, na jakich warunkach mogę ich przyjąć. Czy może mi pani pomóc rozeznać się w tej kwestii? – zadzwoniła do nas pani Grażyna z Częstochowy.

Chcąc zgłębić temat, spytaliśmy więc przedstawicielkę kancelarii CMS, jakie są kluczowe wyzwania pracodawców w obszarach związanych z obowiązkami podatkowymi oraz bezpieczeństwem organizacji w procesie zatrudniania obcokrajowców.

Jest to sprawa ważna – w 2021 r. nieprawidłowe zachowania pracownika było przyczyną aż 60,8% wypadków przy pracy. Zatem skuteczna edukacja w zakresie bezpiecznych zachowań już w pierwszym dniu pracy jest kluczowa, szczególnie w przypadku osób obciążanych dodatkowo stresem związanym z koniecznością opuszczenia dotychczasowego miejsca zamieszkania i podjęcia pracy często w niewykonywanym dotąd zawodzie. Ponadto rolą pracodawcy jest przekazanie pracownikowi odpowiednio przygotowanych procedur i instrukcji dotyczących wykonywania pracy oraz niezbędnych środków ochrony indywidualnej, np. odzieży roboczej. Według ekspertów niezależnie od tego, czy chodzi o szkolenie, ocenę ryzyka zawodowego, czy zapoznanie z bezpiecznymi procedurami i instrukcjami – całość powinna być dopasowana do języka, którym się posługuje pracownik. Jeżeli nie mówi po polsku, to przygotowane dla niego materiały powinny być przetłumaczone na odpowiedni dla niego język. Prawnicy podkreślają, że do przygotowania tych dokumentów nie jest potrzebny tłumacz przysięgły, wystarczy inny pracownik posługujący się tym językiem.

W przypadku opodatkowania pracowników pochodzących z Ukrainy najważniejsze z punktu widzenia pracodawcy jest rozróżnienie, czy jest to polski, czy zagraniczny rezydent podatkowy. Najłatwiej to określić na podstawie certyfikatu rezydencji – dokumentu wydawanego przez ukraińskie władze jednoznacznie potwierdzającego status podatkowy danej osoby. Jednak w czasie wojny pozyskanie prawidłowo przygotowanego certyfikatu jest niezwykle trudne, a rezydencja ma ogromny wpływ na to, w jaki sposób pobierane są zaliczki.

– Osoby z polską rezydencją podatkową płacą podatki od wszystkich swoich przychodów osiągniętych zarówno na terytorium Polski, jak i za granicą. Kiedy jednak pracownik nie jest polskim rezydentem podatkowym, będzie opodatkowany tylko od tych przychodów, które uzyskuje w naszym kraju – wyjaśnia Paulina Karpińska-Huzior, adwokat i doradca podatkowy z kancelarii CMS.

Dodaje, że jedną z najbardziej istotnych różnic w opodatkowaniu pracownika niebędącego rezydentem jest stosowanie preferencji: ulga na dziecko czy wspólne rozliczanie z małżonkiem są dla tych osób niedostępne.

Brak certyfikatu rezydencji jeszcze nie oznacza, że całość analizy statusu podatkowego osoby zatrudnionej leży po stronie pracodawcy. Polskie Ministerstwo Finansów umożliwia ukraińskim pracownikom samodzielne złożenie oświadczenia o rezydencji podatkowej, przy czym pracodawca nie jest zobowiązany do badania prawdziwości tego oświadczenia, chyba że z posiadanych przez niego informacji wynikają przeciwne ustalenia. Do takich informacji należy przede wszystkim: długość pobytu w Polsce (co najmniej 183 dni, które pracownik musi spędzić w naszym kraju) oraz posiadanie tutaj ośrodka interesów życiowych (rodzina, źródło utrzymania).

Jednak w przypadku kiedy pracownik nie dysponuje ani certyfikatem rezydencji, ani nie złożył samodzielnie oświadczenia, to firma, która go zatrudnia, powinna przeprowadzić szczegółową analizę statusu podatkowego tej osoby.

Katarzyna Pierzchała 5524 Artykuły

W „Handlu” od 2004 r. Europę przemierza dla przyjemności, Polskę w poszukiwaniu sklepów wartych uwagi. Zgłębia handel od podszewki. Puzzlomaniaczka.