Handel i produkcja wybierają papierowe faktury

Mimo zapowiadanego wdrożenia KSeF, z którego każdy polski przedsiębiorca będzie musiał korzystać od 2024 roku, 66% firm nadal wprowadza do obrotu setki papierowych faktur. Choć dygitalizacja w innych obszarach biznesu nie jest im obca i np. dokumenty przechowują w chmurze. Sprawdzamy dlaczego.

Tylko 17% przedsiębiorstw w Polsce stosuje wyłącznie elektroniczne dokumenty księgowe – wynika z raportu producenta oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów w Polsce WEBCON pt. „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?”. 11% planuje wdrożenie cyfrowego obiegu faktur ze względu na zbliżający się obowiązek korzystania z KSeF.

Z badania wynika, że co czwarta firma w Polsce wystawia do 10 faktur miesięcznie, co trzecia – od 11 do 100, 17% – do 500, a 12% więcej niż 500 takich dokumentów. Oczywiście liczba wystawianych faktur jest zależna od wielkości firmy. 50% mikrofirm wystawia do 10 faktur miesięcznie, podczas gdy około połowa firm średnich i dużych – ponad 100.

Biorąc pod uwagę tak dużą liczbę dokumentów sprzedaży, sposób ich generowania może niepokoić, przyznają eksperci. Aż dwie na trzy firmy w Polsce nadal korzystają z faktur papierowych (66%).

- Postępująca cyfryzacja nie dotarła jeszcze do wszystkich zakamarków polskiego biznesu. Łączymy się na wideokonferencjach, większość firmowych dokumentów przechowujemy w chmurze, ale faktury wciąż drukujemy. Zapowiadany obowiązek korzystania z KSeF to doskonała okazja dla przedsiębiorstw, aby zrobić kolejny krok w stronę digitalizacji i wprowadzić w firmie elektroniczny obieg faktur. Wśród licznych korzyści, jakie z pewnością odczują, można wymienić przyspieszenie rozliczania faktur, lepszą kontrolę nad procesem i audytowalność oraz zmniejszenie liczby błędów. To również korzyść z punktu widzenia ekologii – tysiące drzew nie zostaną zamienione na miliony papierowych dokumentów – podkreśla Łukasz Wróbel, wiceprezes WEBCON.

Handel i produkcja zostały przy druku

Papierowe faktury dominują w firmach handlowych i produkcyjnych, wśród których odpowiednio aż 75% i 73% firm nadal używa drukowanych dokumentów. Podium domyka budownictwo, gdzie 69% firm decyduje się na papier. Te same branże, które drukują najwięcej, w największym stopniu używają także elektronicznego obiegu dokumentów. Z takiego rozwiązania korzysta 60% firm produkcyjnych, 55% handlowych i 45% w sektorze usług. 4 z 10 przedsiębiorstw budowlanych również wdrożyło już rozwiązania cyfrowe. Ta branża jednak przygotowuje się do zapowiadanych przez Ministerstwo Finansów zmian, gdyż 17% zapytanych planuje uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów w związku z planowanym wdrożeniem KSeF.

Dla porównania w handlu tylko 7% firm ma takie plany.

Więksi chętniej digitalizują

Faktury drukują i małe i duże firmy – papierowe dokumenty są obecne w 68% średnich, 66% dużych i 65% mikrofirm. Inaczej ma się kwestia korzystania z elektronicznych dokumentów. Podczas gdy co trzecie najmniejsze przedsiębiorstwo zatrudniające do 9 pracowników wystawia cyfrowe faktury (39%), w średnich i dużych firmach na takie rozwiązanie stawia już co druga (po 55% wskazań).

Firmy generujące najwięcej dokumentów księgowych chętniej sięgają po elektroniczny obieg faktur. Rozwiązania tego typu używa 36% przedsiębiorców generujących do 10 dokumentów miesięcznie. Przy większej skali (od 500 do 1000 dokumentów miesięcznie) jest to już 78%, a przy ponad tysiącu faktur miesięcznie – 76%.

– Ministerstwo Finansów zapowiada, że od początku 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe dla każdego – od samozatrudnionych, aż po liczące tysiące osób korporacje. Polska będzie czwartym krajem w Europie, po Portugalii, Hiszpanii i Włoszech, w którym obowiązywać będzie centralny system fakturowania.  Jego wdrożenie to wiele korzyści, ale też wyzwania – technologiczne i organizacyjne. Choć jak wynika z naszego badania, niewiele polskich firm rozpoczęło przygotowania w tym zakresie, część z nich wiąże wdrożenie KSeF z wprowadzeniem elektronicznego obiegu akceptacji faktur. Ważne jest, by wybrać przyszłościowe rozwiązanie dostosowane nie tylko do KSeF, ale też do potrzeb i uwarunkowań danej organizacji. Oraz partnera technologicznego, który zapewni pełne wsparcie na każdym etapie takiego projektu – zaznacza Łukasz Wróbel.

Więcej nt. wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur przeczytasz TUTAJ