Techniczna rewolucja w Społem WSS Praga Południe

Zarząd warszawskiego Społem WSS Praga Południe połączył 25 sklepów jednym systemem księgowym.

Na zdjęciu: Małgorzata Piotrowska, wiceprezes zarządu Społem WSS Praga Południe

Minął bardzo trudny rok pandemii dla życia gospodarczego i społecznego. Konieczne restrykcje i obostrzenia przyniosły m.in. straty ekonomiczne, a w tym spadek obrotów wielu spółdzielni spożywców. Te jednak podjęły walkę o klienta, głównie poprzez zastosowanie różnych innowacji. Przykładem są nowe rozwiązania księgowe w warszawskim Społem WSS Praga Południe.

Ciśnie się pytanie: czy w księgowości w ogóle można mówić o innowacjach? Małgorzata Piotrowska, wiceprezes zarządu Społem WSS Praga Południe, zapewnia, że tak.

- Dla nas była to ogromna rewolucja techniczna i mentalna, bo przeszliśmy dużą, wręcz rewolucyjną przemianę jeśli chodzi o komputerowe systemy księgowe. Połączenie naszych 25 sklepów z tym systemem pozwala na znaczne usprawnienie i przyspieszenie procesu księgowania wszystkich dokumentów dotyczących handlu detalicznego, jak i dokumentów kosztowych – wyjaśnia w rozmowie ze „Społemowcem warszawskim”.

Dodaje, że dzięki temu w spółdzielni jest teraz przejrzysty, aktualny obraz rotacji towarów, rentowności sklepów, co pozwala na szybkie reagowanie na tendencje zakupowe, eliminowanie błędów, elastyczność w polityce cenowej, analizy i planowanie w handlu.

- Oczywiście, odejście od wersji papierowych do elektronicznych wymagało gruntownej zmiany sposobu myślenia naszych pracowników, co wymagało szkoleń i czasu, aby te nowe narzędzia księgowe należycie wykorzystywać – nie ukrywa Piotrowska, która od chwili objęcia stanowiska wiceprezesa ds. ekonomicznych w spółdzielni w 2018 r. miała ambicję zmodernizowania księgowości, połączonej z wszystkimi placówkami handlowymi.

Od strony technicznej zmiana polegała na zastąpieniu programu księgowego w języku DOS na nowoczesne Windowsy. - Bardziej rewolucyjne zmiany zaczęliśmy wprowadzać na jesieni 2019 r. Wtedy to zastosowaliśmy program Symfonia w zakresie środków trwałych. Obejmował on ich oznakowanie poprzez sczytywanie kodów i elektroniczną inwentaryzację. Jest to wygodniejsze np. przy zakończeniu remontu, zamianie kierownictwa sklepu, co trzyletniej inwentaryzacji - wyjaśnia.

Od października 2019 r. przygotowując się do wdrożenia nowego programu księgowego spółdzielnia zmieniła system obiegu dokumentów. Wcześniej oryginały faktur szły do biura. Zmieniając obieg oryginały zaczęły trafiać do sklepów wraz z towarem. Sklep zaczął przyjmować towar na podstawie faktury, w systemie handlowym Hipermarket, automatycznie tworzył się dokument PZ. Obecnie system księgowy ściąga do systemu księgowego wszystkie dokumenty związane z zakupem: faktury, PZ, WZ, dokumenty dostaw, informacje o korektach, przesunięciach towarów.

Od stycznia 2020 r. minimum 15 tysięcy dokumentów przechodzi automatycznie do systemu, wcześniej te dokumenty musiały przejść przez ręce księgowych. - Odchodzimy od stosów papieru i nie musimy wielu dokumentów drukować, wszystko widzimy na ekranie. System obiegu dokumentów dał nam szansę, że zaczęliśmy przyjmować wszystkie korekty w formie elektronicznej – mówi Małgorzata Piotrowska.

I ocenia, że system jest bardzo wydajny - jest w stanie skanować 100 faktur na minutę i dodawać do systemu księgowego automatycznie. - To był prawdziwy przełom w księgowości - uważa.

Zmiany poszły dalej. Od stycznia br. raporty kasowe sklepy przestały wykonywać ręcznie, lecz drukują je automatycznie, bezpośrednio z programu Hipermarket. W planach jest wprowadzenie faktur elektronicznych na dostawy towarów bezpośrednio do tego systemu. Ma to nastąpić do końca roku.

- Zyskujemy na czasie, sklepy mniej czasu poświecą na tzw. papiery, a księgowość będzie bezbłędna. Budujemy bazę danych na serwerach dla każdego sklepu, gdzie będą gromadzone faktury i inne dokumenty dotyczące dostaw, odchodząc od wersji papierowych – tłumaczy wiceprezes zarządu Społem WSS Praga Południe. - Przy automatyzacji faktur, wciągając je do systemu księgowania, automatycznie generujemy płatności do banku. System faktur elektronicznych minimalizuje błędy ludzkie, jak pomyłki w wartościach faktur – dodaje.

 

 

 

 

 

Katarzyna Pierzchała 4358 Artykuły

W „Handlu” od 2004 r. Europę przemierza dla przyjemności, Polskę w poszukiwaniu sklepów wartych uwagi. Zgłębia handel od podszewki. Puzzlomaniaczka.

Komentarze

Prosimy o wypowiadanie się w komentarzach w sposób uprzejmy, z poszanowaniem innych uczestników dyskusji i ich odrębnych stanowisk. Komentując akceptujesz regulamin publikowania komentarzy.