[PORADNIK] Korzystanie z adresu email byłego pracownika

Czy imienny adres meilowy byłego pracownika należy zaliczyć do danych chronionych? Czy pracodawca może z niego korzystać? Wątpliwości wyjaśnia Magdalena Wikajrak, prawnik z Kancelarii prawnej D.Dobkowski sp.k., stowarzyszonej z KPMG.

Adres mailowy zawierający imię i nazwisko pracownika należy zaliczyć do zwykłych danych osobowych, administratorem danych byłego pracownika pozostaje pracodawca. Takie stanowisko wydał na początku roku prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej „prezes UODO”)

Do przetwarzania przez pracodawcę tych danych niezbędne jest zaistnienie jednej z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1 RODO, do których zalicza się m. in. zgodę, zawarcie umowy, wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze czy też uzasadniony interes administratora lub osoby trzeciej.

W opinii prezesa UODO w przypadku korzystania z adresu e-mail będzie to właśnie uzasadniony interes administratora, czyli pracodawcy. Prezes UODO odnosi się do korzystania z adresu e-mail jedynie w ograniczonym zakresie, tj. do utrzymania kontaktu z klientami lub kontrahentami oraz poinformowania o nowym adresie kontaktowym.

Do zasad tych zalicza się m.in.: ograniczenie celu przetwarzania lub minimalizację przetwarzanych danych. Ważne jest, by przetwarzanie odbywało się w konkretnym, wyraźnym i prawnie uzasadnionym celu, a także by zakres danych osobowych przetwarzanych na rzecz określonego celu był ściśle ograniczony.

Jeżeli zatem były pracownik był odpowiedzialny m.in. za kontakt z kontrahentami lub klientami, to po zakończeniu współpracy pracodawca może chcieć nadal wykorzystywać ten adres mailowy, aby nie tracić możliwości nawiązania kontaktu z kontrahentami lub klientami. Zastosowanie może znaleźć automatyczna odpowiedź kierowana do nadawcy wiadomości.

Jak wskazał prezes UODO, jeżeli komunikat zawarty w automatycznej wiadomości obejmuje informację o tym, że dany pracownik nie jest już zatrudniony oraz wskazanie, pod jakim adresem mailowym można kontaktować się z aktualnymi przedstawicielami danego podmiotu, to tego rodzaju działanie można potraktować jako prawnie uzasadniony interes administratora danych.

W ocenie prezesa UODO prawnie uzasadniony interes pracodawcy jako administratora danych byłego pracownika ma nadrzędny charakter w stosunku do interesów lub podstawowych praw i wolności tego byłego pracownika.

Korzystanie z adresu e-mail byłego pracownika może mieć miejsce jedynie wtedy, gdy klient lub kontrahent podejmuje próbę kontaktu i jedynie w celu wskazania aktualnych danych kontaktowych. Adres mailowy zawierający imię i nazwisko byłego pracownika nie może być aktywnie wykorzystywany przez administratora, np. do pozyskiwania nowych klientów.

Takie stanowisko prezesa UODO stanowi modyfikację stanowiska zaprezentowanego w poradniku dotyczącym zatrudnienia, opublikowanym w październiku 2018 roku.

W poradniku trym prezes UODO zalecał, aby usunąć adres e-mail z chwilą zakończenia stosunku pracy, a przed usunięciem konta przekazać wszystkie dane związane z wykonywaną pracą pracodawcy. Poinformowanie klientów lub kontrahentów o zakończeniu relacji z danym pracownikiem miało być rozwiązane poprzez zobowiązanie pracownika do skontaktowania się z tymi osobami, celem poinformowania ich o usunięciu adresu e-mail. Dodatkowo w poradniku zalecano, aby po zakończeniu współpracy pracodawca tak skonfigurował serwer poczty, aby korespondencja była przekierowana na inny adres, a także żeby nadawca otrzymywał zwrotną wiadomość informującą, że nie ma takiego użytkownika.

Obecnie zaprezentowane stanowisko zawiera praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców, w szczególnej sytuacji gdy pracodawca nie miał możliwości płynnego poinformowania klientów lub kontrahentów o zakończeniu współpracy z danym pracownikiem (np. z uwagi na rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia). Konieczność zobowiązania pracownika do poinformowania klientów lub kontrahentów nie odzwierciedlała realiów sytuacji i utrudniała prowadzenie zwykłej działalności. Opierając się na obecnym stanowisku prezesa UODO, pracodawca może bez konieczności angażowania byłego pracownika poinformować o nowej osobie do kontaktu, korzystając z dotychczasowego adresu.

 

Przepisy: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

 

Komentarze

Prosimy o wypowiadanie się w komentarzach w sposób uprzejmy, z poszanowaniem innych uczestników dyskusji i ich odrębnych stanowisk. Komentując akceptujesz regulamin publikowania komentarzy.