[PORADNIK] Grant Thornton dla Handlu: Zwolnienie pracownika

Rząd wycofał się ostatnio z kilku kontrowersyjnych pomysłów dotyczących rynku pracy, m.in. zwalniania pracowników mailem. Tyle, że prawo dopuszcza takie rozwiązanie pod jednym warunkiem. Jakim - wyjaśniają eksperci Grant Thornton.

Niedawno w nagłówkach wielu wiodących mediów można było przeczytać o kontrowersyjnych praktykach pracodawców: ). Czy zwalnianie przez telefon, rozwiązywanie umów via e-mail czy wypowiadanie stosunku pracy podczas wideokonferencji (np. poprzez popularne komunikatory typu Teams, Zoom, Skype etc.) są uprawnione? Czy są prawnie skuteczne? Na te i inne pytania dotyczące zwalniania pracowników podczas pandemii odpowiada Monika Rosa, ekspert ds. prawa pracy Grant Thornton.

Czy żeby skutecznie zwolnić pracownika, niezbędna jest forma pisemna wypowiedzenia?

Tak. Jednak niedochowanie pisemnej formy wypowiedzenia oznacza tylko tyle, że wypowiedzenie będzie wadliwe. Jednak nadal pozostanie skuteczne. Co to oznacza? Przede wszystkim, że jego bieg rozpocznie się wraz z momentem przekazania informacji pracownikowi (choćby nastąpiło to poprzez SMS, komunikator internetowy czy inne narzędzie służące komunikacji).

Jednak trzeba pamiętać, że w takim przypadku pracownik będzie mógł skutecznie odwołać się od takiej decyzji pracodawcy do sądu pracy – w przeciągu 21 dni od daty otrzymania takiego wypowiedzenia. Jeśli tak postąpi, sąd albo przywróci go do pracy, albo zasądzi na jego korzyć odszkodowanie od pracodawcy. Jeśli pracownik nie zaskarży tej decyzji do sądu pracy, zwolnienie stanie się faktem, i pracodawca będzie mógł odetchnąć z ulgą.

Czy pracownika można zwolnić mailowo?

Tak. Obowiązujące w Polsce od pewnego czasu przepisy umożliwiają mailowe wypowiadanie stosunku pracy – jednak pod warunkiem opatrzenia takiej wiadomości kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Taka forma wypowiedzenia stosunku pracy jest równorzędna z tradycyjną formą pisemną (papierową) opatrzoną odręcznymi podpisami. Warto jednak pamiętać, żeby w takiej sytuacji przesłać dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy na adres mailowy, który służy pracownikowi do codziennej komunikacji z firmą. Najlepiej korzystając dodatkowo z opcji potwierdzenia odbioru wiadomości przez pracownika.

Niestety, w przypadku mailowego komunikowania się z pracownikami, którzy nie mają firmowego adresu mailowego – np. pracownikami fizycznymi – sytuacja się komplikuje. Wówczas należy poinformować pracownika osobiście o zwolnieniu, a jeśli – ze względu na sytuację epidemiczną – nie ma z nim kontaktu (o ile oczywiście nie przebywa np. na kwarantannie czy zwolnieniu chorobowym), należy przesłać mu dokumenty pocztą lub kurierem.

Taki sposób dostarczenia wiadomości jest jednak obarczony takim samym ryzykiem, jak w przypadku niedochowania formy pisemnej wypowiedzenia – o czym szerzej w odpowiedzi na kolejne pytania.

Czy przesyłka pocztowa dwukrotnie awizowana lub przesyłka kurierska są podczas stanu pandemii uznawane za dostarczone?

Nie. Ze względu na wprowadzone przepisy w związku z obecną sytuacją pandemiczną w Polsce, dwukrotnie awizowane przesyłki pocztowe oraz kurierskie nie są uznawane za doręczone (chyba, że nadawcą jest np. sąd, komornik etc. czy dotyczą postępowań karnych etc.) – i nie będą za takowe uznawane przed upływem 14 dni od zniesienia stanu epidemii.

Zatem, gdy nadawcą jest pracodawca, a pismo dotyczy rozwiązania stosunku pracy, nieodebranie takiej przesyłki przez adresata sprawia, że pisma nie można uznać za doręczone. Jednak nawet, gdyby pracownik takie pismo odebrał – nie ważne czy od listonosza, czy kuriera – nadal pracodawca nie będzie mógł spać spokojnie. Dlaczego? Dotyczy to kolejnej ważnej regulacji w prawie pracy, omówionej poniżej.

Czy zwalniany pracownik – także w dobie pandemii – musi mieć możliwość zapoznania się z treścią dokumentów związanych z rozwiązaniem stosunku pracy?

Tak. Nawet podczas stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Tradycyjnie, gdy pracodawca dokonuje zwolnienia podczas osobistej rozmowy, jego obowiązkiem jest zadbanie o to, by pracownik zapoznał się z treścią przekazywanej mu decyzji.

Nie chodzi tu tylko o wręczenie dokumentu lub położenie go przed pracownikiem z prośbą o jego podpisanie. Informacja o rozwiązaniu stosunku pracy, wraz z jej uzasadnieniem, powinna zostać pracownikowi zakomunikowana (np. wygłoszona lub odczytana przez bezpośredniego przełożonego), najlepiej w obecności świadka (np. pracownika działu kadr).

W takiej sytuacji – gdy pracodawca dochował wszelkich formalności (pisemna forma, możliwość zapoznania się z informacją przez pracownika przy świadku), szanse pracownika na wygraną z pracodawcą w sądzie pracy są nikłe. Zwłaszcza, gdy pracodawca poprze swoją decyzję o zwolnieniu 3-4 powodami, możliwymi do udowodnienia.

Ze względu na powyższą zasadę, ci pracodawcy, którzy w bieżącej sytuacji stanu epidemii postanowią zwalniać pracowników bez możliwości osobistego kontaktu z nimi, lub nie będą w stanie zapoznać pracowników ze swoją decyzją przy świadku/świadkach, będą musieli liczyć się z możliwością skutecznego wkroczenia na drogę prawną przez zwolnionych pracowników.

Czy w dobie pandemii trzeba uzasadniać decyzję o rozwiązaniu stosunku pracy?

Tak. Pandemia nie może być pretekstem do arbitralnych zwolnień pracowników. Decyzja pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy powinna być uzasadniona rzeczywistymi przyczynami (najlepiej kilkoma, i to możliwymi do udowodnienia) – zwłaszcza, gdy umowa została zawarta na czas nieokreślony lub gdy pracodawca rozwiązuje umowę bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Jednak również w sytuacji, gdy pracodawca rozwiązuje umowę zawartą na czas określony (której termin co do zasady wygasa wraz z jej upływem), pracodawca powinien dysponować stosowną argumentacją. Jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy pracownik postanowi odwołać się do sądu pracy wskazując na mobbing czy dyskryminację ze strony pracodawcy. Wówczas na pracodawcy będzie spoczywał ciężar dowodowy i konieczność uzasadnienia decyzji obiektywnymi, niedyskryminującymi przyczynami.

Wato również pamiętać, że jeśli pracodawca będzie zwalniał wybraną osobę/kilka osób spośród szerszej grupy zatrudnionych na danym stanowisku pracy, również powinien umieć uzasadnić swój dobór osób wytypowanych do zwolnienia.

Odrębną kwestią pozostaje zagadnienie zwalniania osób objętych ochroną, tj. m.in. przebywających na zwolnieniach lekarskich, urlopach rodzicielskich czy znajdujących się w okresie ochrony przedemerytalnej. To jednak temat na odrębną publikację.

Rozmawiała Honorata Zakrzewska-Krzyś, specjalista ds. marketingu, Outsourcing Grant Thornton

 

Komentarze

Prosimy o wypowiadanie się w komentarzach w sposób uprzejmy, z poszanowaniem innych uczestników dyskusji i ich odrębnych stanowisk. Komentując akceptujesz regulamin publikowania komentarzy.